文書保管

重要書類を専用施設で保管し、Webシステムで検索から廃棄まで一括管理することで、オフィススペースと管理業務の負担を軽減します。

03-5214-2552 受付時間平日 9:00 - 18:00

サービス概要

セキュリティ完備の施設で保管し、Webシステムで一元管理

契約書や経理伝票など、法律で保管義務のある書類はオフィススペースを圧迫しがちです。大和物流は、お客さまの重要書類をセキュリティが完備された専用施設でお預かりします。専用Webシステムを使えば、預けた書類の検索や取り寄せ、廃棄のご依頼も簡単です。書類の保管場所と管理の手間、両方の課題を解決します。

よくある課題

サービスの特徴・強み

24時間体制の機械警備と厳格な入退室管理を行う専用施設で、重要書類を安全に保管します。情報漏洩や災害時の紛失といったリスクから企業の重要資産を確実に守ります。

専用Webシステムで書類内容や保管期限を登録・検索でき、必要な書類をすぐに見つけられます。文書箱のステータスもリアルタイムで把握できるため、探す手間や廃棄時期の判断に迷うことがありません。

監査や会議で急に必要になった書類も、Webシステムから取り寄せを指示できます。翌営業日には指定場所へ配送するため、自社の書庫のように必要な時にすぐ利用できます。

保管期限が満了した書類は、箱を開けずにそのまま溶解処理を行い、機密情報の漏洩を防ぎます。処理完了後には廃棄証明書を発行し、コンプライアンスを確実に担保します。

サービス詳細

お客さまの書類の種類や管理規定に応じて、以下の業務を柔軟に組み合わせ、封筒・箱単位で管理します。

「原本は安全に保管したいが、必要な書類はデータでいつでも見られるようにしたい」というお客さまのために、紙の書類をPDF化する「文書電子化サービス」もご用意しています。原本の外部保管と組み合わせることで、オフィスの省スペース化と、リモートワークに対応した柔軟な情報共有体制を同時に実現します。

主な対応内容
各種書類の電子化: 紙の書類をスキャニングし、PDF等のデータ形式に変換します。
各種仕様への対応: 電子帳簿保存法など、各種法令の仕様にも柔軟に対応可能です。
原本保管との連携: 電子化した書類の原本は、文書保管サービスでそのまま安全に保管します。

実績

契約書や経理資料など、多様な文書を安全に保管・管理。必要に応じた配送や電子化を通じて、効率化とリスク低減を支援しています。

業種・業界	主な対応業務	導入効果など
オフィス・各種団体	文書・契約書のセキュリティ保管機密文書溶解処理文書の電子化（スキャニング）	オフィスで保管場所に困っていた文書を、箱単位で当社セキュリティ倉庫に保管。必要時の配送や溶解廃棄、文書の電子化にも対応し、業務効率化とBCP対策を実現しました。